Verificarea procedurilor și registrul abaterilor

Ce arată datele unității față de cerințele Standardului 9 - Proceduri, și evidența situațiilor de abatere.

Ce face pagina Verificarea procedurilor

Pagina Verificarea procedurilor (legătura din pagina Proceduri și din tabloul de bord) pune datele din registrele unității lângă textul cerințelor din Standardul 9 al Ordinului SGG nr. 600/2018. Aplicația nu interpretează și nu decide: fiecare rând arată ce arată datele și citează cerința. Ce se face cu o constatare decide Comisia de monitorizare.

Verificarea se face din nou la fiecare deschidere a paginii, pe datele din acel moment.

Cele două tipuri de constatări

neconcordanță: datele nu arată ce cere textul cerinței (de exemplu, o procedură aprobată fără nicio înregistrare în Formularul de distribuire, sau o abatere aprobată după data operațiunii);
de analizat: situația cere aprecierea comisiei, sau depinde de intervalul ales de comisie.

Ce se verifică la activități

activitate declarată procedurală fără procedură asociată (cerința 9.2.1): neconcordanță;
activitate asociată unei proceduri care nu este aprobată (cerința 9.2.1): de analizat.

Ce se verifică la proceduri

Procedurile retrase nu intră în verificare.

secțiuni necompletate din structura minimală, la procedurile verificate, avizate sau aprobate; ciornele nu se verifică (cerința 9.2.3 și Anexa nr. 2): neconcordanță;
aceeași persoană la două sau mai multe etape dintre elaborat, verificat, avizat și aprobat (cerința 9.2.4, alături de textul cerinței 9.2.5 pentru entitățile cu puțini salariați): de analizat;
procedură aprobată fără nicio înregistrare în Formularul de distribuire/difuzare, sau cu înregistrări fără data primirii (cerința 9.2.2): neconcordanță;
procedură aprobată fără niciun punct de vedere în Formularul de analiză a procedurii (Anexa nr. 2): neconcordanță;
procedură aprobată a cărei ultimă aprobare sau modificare este mai veche decât intervalul ales de comisie (cerința 9.2.2): de analizat.

Ce se verifică în registrul abaterilor

lipsește documentul întocmit (cerința 9.2.7): neconcordanță;
lipsește aprobarea (cine și când), sau data aprobării este după data operațiunii (cerința 9.2.7): neconcordanță;
situația nu are o dată de analiză (cerința 9.2.7): de analizat;
situații de abatere de la o procedură, înregistrate după ultima ei aprobare sau modificare (cerința 9.2.7): de analizat.

Intervalul de actualizare

Ordinul nu stabilește un interval: cerința 9.2.2 spune că procedurile trebuie „să fie actualizate în permanență”. De aceea intervalul este o setare a Comisiei de monitorizare, pe care o modifică administratorul sau președintele Comisiei, în partea de jos a paginii: un număr de luni între 1 și 120. Câmpul gol înseamnă că nu se face nicio constatare pe interval. Data luată în calcul este cea mai recentă dintre data aprobării și datele din Formularul de evidență a modificărilor.

Registrul abaterilor

Pagina Registrul abaterilor ține evidența cerută de cerința 9.2.7: pentru situațiile în care, din cauza unor circumstanțe deosebite, apar abateri față de politici sau proceduri, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operațiunilor, iar circumstanțele și modul de gestionare se analizează periodic. Ordinul nu prevede un formular anume pentru această evidență; coloanele urmează textul cerinței.

Pentru fiecare situație completați Compartiment, Procedura de la care s-a abătut (sau „fără procedură”, pentru o politică), Data operațiunii, Operațiunea, Circumstanțele deosebite, Documentul întocmit, Aprobat de și Data aprobării. La analiza periodică completați Data analizei și Concluzii de bună practică. Operațiunea și data ei sunt obligatorii.

Drepturile sunt cele de la celelalte registre: administratorul, președintele și secretariatul tehnic lucrează pe toate compartimentele, conducătorul de compartiment și membrii numai pe compartimentul lor, iar vizitatorul doar citește.

Legătura Descarcă registrul (Word) descarcă registrul complet. Registrul intră și în exportul complet al datelor, din Setări.