Entități subordonate și situația centralizatoare

Legătura cu entitatea ierarhic superioară și Situația centralizatoare (anexa nr. 3 la Cod).

Articolele 8 și 9 din Ordin prevăd că situația centralizatoare anuală privind stadiul implementării sistemului de control intern managerial și raportul asupra sistemului se transmit entității publice ierarhic superioare. Pagina Subordonate ajută la această transmitere pentru entitățile care folosesc aplicația.

Ce se transmite și ce nu

Entitatea subordonată, aflată în coordonare sau sub autoritate, transmite entității superioare numai cifre agregate: dacă a constituit Comisia de monitorizare, dacă are program de dezvoltare, numărul de obiective generale și specifice, de activități procedurale, de proceduri aprobate, de indicatori și de riscuri, rezultatul autoevaluării pe fiecare standard (implementat, parțial implementat, neimplementat) și gradul de conformitate.

Entitatea superioară nu vede registrele, procedurile, riscurile, compartimentele, utilizatorii sau documentele entității subordonate și nu poate modifica nimic în contul ei.

Cum se face legătura

1. În contul entității superioare, administratorul contului sau președintele Comisiei alege relația (în subordine, în coordonare sau sub autoritate) și apasă Generează cod de invitație. Codul se afișează o singură dată și este valabil 14 zile.
2. Codul se transmite administratorului entității subordonate pe un canal oficial.
3. În contul entității subordonate, administratorul contului sau președintele Comisiei introduce codul în secțiunea Entitatea ierarhic superioară și apasă Acceptă și conectează.

Un cod se poate folosi o singură dată. După 5 coduri greșite într-o oră, încercările se blochează pentru o oră. O entitate poate avea o singură entitate ierarhic superioară conectată.

Revocarea

Oricare dintre cele două entități poate revoca legătura oricând, cu butonul Revocă legătura sau Oprește transmiterea. După revocare, entitatea superioară nu mai primește cifrele. Invitațiile nefolosite se pot anula. Toate aceste acțiuni se înregistrează în jurnalul ambelor entități.

Situația centralizatoare

Pe aceeași pagină se descarcă Situația centralizatoare (anexa nr. 3 la Cod), în format Word, pentru anul ales. Coloana aparatului propriu se calculează din datele entității, iar coloana entităților subordonate cumulează cifrele transmise de entitățile conectate. Rândurile despre programul de dezvoltare și proceduri numără ce este înregistrat în aplicație; precizarea apare în coloana Observații.

Documentul se verifică, se completează acolo unde este cazul și se semnează de entitate. Aplicația nu transmite documente către alte instituții și nu interpretează prevederile legale. Entitățile care nu folosesc aplicația nu apar în coloana entităților subordonate.