Proceduri: elaborare, circuit, revizie, difuzare

Procedurile de sistem (PS) și operaționale (PO), de la ciornă la difuzare.

Crearea unei proceduri

În pagina Proceduri, secțiunea Procedură nouă, completați Cod, Titlu, Tip (de sistem sau operațională) și Compartiment, apoi Creează. Se deschide procedura, cu secțiunile structurii minimale din Anexa nr. 2 la Cod: scop, domeniu de aplicare, documente de referință, definiții și abrevieri, descrierea activității sau procesului, responsabilități, anexe (inclusiv diagrama de proces). Pagina de gardă și cuprinsul se generează la export.

Completați secțiunile și apăsați Salvează procedura. O procedură se poate modifica numai cât este în starea draft.

Circuitul de aprobare

Conform art. 6 alin. (4) din Ordin:

1. Verific: conducătorul compartimentului (sau secretariatul tehnic ori administratorul);
2. Avizez: președintele Comisiei de monitorizare (sau administratorul);
3. Aprob: conducătorul entității.

Fiecare etapă se înregistrează cu numele, funcția și data. O etapă nu se poate sări: avizarea cere o procedură verificată, aprobarea una avizată.

Revizie sau ediție nouă

O procedură aprobată nu se mai modifică direct. Folosiți Revizie sau ediție nouă: alegeți tipul, pagina și scrieți Descrierea modificării, apoi Deschide revizia. Modificarea se trece în Formularul de evidență a modificărilor, procedura revine în draft, iar semnăturile de verificare, avizare și aprobare se șterg și se reiau.

Analiza și difuzarea

• Formular de analiză a procedurii: înregistrați punctele de vedere ale compartimentelor (aviz favorabil sau nu, observații).
• Formularul de distribuire/difuzare: după aprobare, înregistrați compartimentul, persoana, data primirii, data retragerii versiunii înlocuite și data intrării în vigoare.

Retragerea

Conducătorul entității poate retrage o procedură; ea rămâne în listă cu starea retrasă.

Exportul

Legătura Word din listă descarcă procedura completă, cu cele trei formulare, gata de semnat.

Verificarea procedurilor și abaterile

Pagina Verificarea procedurilor arată, pentru fiecare procedură și activitate, ce nu reiese din registre sau ce trebuie analizat, alături de textul cerinței din Standardul 9. Registrul abaterilor ține evidența situațiilor de abatere de la politici și proceduri (cerința 9.2.7). Detaliile sunt în articolul „Verificarea procedurilor și registrul abaterilor”.